I IKT-bransjen brukes gjerne en analysemodell som kalles TCO (Total Cost of Ownership eller totale eierkostnader på norsk) for å beregne de totale kostnadene ved å investere i, drive og vedlikeholde IKT-systemer.
TCO-analyser ble opprinnelig utviklet av analysefirmaet Gartner Group, men i dag finnes det en rekke ulike varianter og beregningsmetoder. Felles for alle TCO-analysene er at de forsøker å beregne de totale kostnadene en virksomhet blir belastet med når de velger å ta i bruk ny teknologi.
Siden TCO også inkluderer de indirekte kostnadene ved IKT-investeringer, får vi med kostnader som normalt ikke er synlige som IKT-kostnader i budsjetter og regnskaper. En annen viktig egenskap ved TCO-analyser er at de tar hensyn til kostnader som løper gjennom hele investeringens levetid, og ikke bare ser på hva den koster på investeringstidspunktet.
Kostnader som kan være med i en analyse av de totale eierkostnadene inkluderer:Når en virksomhet investerer i et nytt IKT-system, må det naturlig nok betales. Hvis investeringen fører til at vi må låne penger, må vi ta med rentekostnadene for lånet i TCO-analysen, fordi dette er en kostnad som skyldes investeringen.
Men selv om vi har pengene fra før og ikke trenger å låne, er det fortsatt et alternativ å la pengene bli stående i banken eller plassere dem i noe annet som gir avkastning. Når vi velger å bruke pengene på en IKT-investering, mister vi de mulige renteinntektene vi kunne fått. I en TCO-analyse bør vi derfor ta med kapitalkostnadene – enten vi har pengene fra før eller må låne dem.
Anskaffelseskostnadene er den prisen vi betaler for utstyret eller programvaren ved anskaffelse. Dette er de enkleste kostnadene å få oversikt over, men vær oppmerksom på at mange programsystemer også har en lisensavgift som skal betales årlig. Dette må vi selvsagt ta hensyn til når vi skal beregne de totale kostnadene for hele investeringens levetid.
Installasjonskostnader er kostnader knyttet til selve installasjonen av utstyr og programvare. Det kan for eksempel være honorarer til leverandøren av systemet hvis han står for installasjonen, eller kostnader til trekking av kabler, ombygging av datarom eller lignende.
I tillegg til selve installasjonskostnadene kommer også eventuelle kostnader til testing av systemet før selve installasjonen gjennomføres.
Det kan være kostnader forbundet med å tilpasse ny teknologi til eksisterende løsninger eller rutiner. Tilpassing til eksisterende løsninger kan for eksempel være kommunikasjon med annet utstyr, datautveksling mellom ulike programmer og lignende. Slike kostnader kan være vanskelige å identifisere på forhånd.
Enda vanskeligere kan det være å beregne eventuelle kostnader som kommer fordi eksisterende rutiner i bedriften må legges om på grunn av det nye IKT-systemet. Dette skal ikke undervurderes, siden nye IKT-løsninger ofte medfører at kjente arbeidsoppgaver må gjøres på andre måter enn de ansatte er vant til. I en overgangsperiode kan det blant annet føre til at det tar lengre tid å utføre oppgavene.
Endringer av IKT-løsninger kan også få konsekvenser langt utover – og på helt andre områder enn – de oppgavene som løsningen i utgangspunktet var beregnet for. Innføringen av et nytt dokumentsystem kan for eksempel bety at man må legge om rutinene for hvordan dokumenter arkiveres, mens et nytt regnskapssystem kan føre til at man også trenger nye systemer for å registrere salg. Slike konsekvenser kan være uoversiktlige og derfor vanskelige å beregne.
Nye IKT-systemer krever alltid opplæring. Ofte er dette synlig i form av kurs og læremateriell som har en fastsatt pris, men det er flere kostnader knyttet til opplæring. Selv når det ikke er behov for noe kurs eller spesiell opplæring, vil brukerne bestandig bruke en del tid på å gjøre seg kjent med det nye systemet, utforske nye funksjoner og prøve seg fram. Dette er også en form for læring, og tida som går med til å fikle med systemet, må derfor regnes med i kostnadene.
Vi bør også ta med at kurs og opplæring fører til tapt arbeidstid for dem som deltar. Til sist må vi huske at det ikke bare er brukerne som trenger opplæring, men også de som skal drifte systemet og stå for brukerstøtten.
Kostnadene til brukerstøtte i TCO-analysen inkluderer alle kostnader til brukerstøtte når systemet er i drift, for eksempel ekstern brukerstøtte eller kundehjelp. I virksomheter som har fast ansatte IKT-servicemedarbeidere, tar man i noen analyser også med en del av lønnskostnadene til disse avhengig av hvor mye tid man mener vil gå med til å besvare spørsmål, løse problemer og hjelpe brukere med det nye systemet.
Servicekostnader er kostnader til teknisk service og serviceavtaler. Dette er ofte eksterne kostnader som timepris for en servicetekniker eller en årlig serviceavtale til et fast beløp.
Investering i et nytt IKT-system kan føre til at vi pådrar oss andre kostnader som en konsekvens av investeringen. Et nytt program kan for eksempel kreve raskere og kraftigere datamaskiner eller større skjermer. Nytt maskinutstyr kan gi dyrere forsikring. Et system for online-registrering av bestillinger ute hos kunde ved hjelp av bærbar pc og mobiltelefon gir høyere mobiltelefonregninger og så videre. De siste årene har man også begynt å inkludere eventuelle kostnader som følge av behovet for økt sikkerhet.
Når vi beregner TCO, er de største kostnadene ofte knyttet til lønnskostnader for de ansatte. Det kan være litt vanskelig å se hvorfor lønn til fast ansatte skal regnes med, siden virksomheten jo må betale den samme lønnen enten den investerer i nytt utstyr eller ikke. Grunnen er at man antar at den tida som blir benyttet til installasjon, brukarstøtte, opplæring og så videre, ellers ville vært benyttet til annet arbeid.
Selv om TCO-analyser kan få det til å se ut som om ingen IKT-investeringer vil være lønnsomme, er det viktig å være klar over at de totale eierkostnadene ofte også er det viktigste argumentet for å investere i nytt utstyr. Siden de totale IKT-kostnadene bare i liten grad er knyttet til prisen på utstyret (anskaffelseskostnadene), vil en investering i nytt utstyr fort kunne vise seg bli langt mer lønnsom enn å beholde en eksisterende løsning hvis den nye løsningen erstatter høyere TCO-kostnader for de løsningene man allerede har.
Fordeler som kan være med i en analyse av de totale eierfordelene:Effektiviseringsfordeler kan hentes ut på mange områder og måter, men felles for dem alle er at de gir innsparinger ved at det nye systemet gjør en oppgave enten enklere eller raskere, slik at man trenger færre personer eller mindre tid for å utføre den. Dette reduserer virksomhetens lønnskostnader, og for de fleste virksomheter er dette den desidert største utgiftsposten i regnskapet.
For en virksomhet som vurderer å oppgradere eller skifte ut et eksisterende system, vil en reduksjon av TCO-kostnader for det eksisterende systemet være en effektiviseringsgevinst. Mange systemoppgraderinger gjøres nettopp av denne grunn.
Nye IKT-systemer blir ofte innført for å øke virksomhetens servicegrad overfor kunder eller gi en virksomhet et konkurransefortrinn framfor sine konkurrenter. En bedrift henter gjerne ut en slik fordel som høyere salg, mens en organisasjon som ikke har et økonomisk mål, kan hente ut fordelen ved at den yter bedre eller raskere service og dermed får flere og mer fornøyde kunder. En servicefordel for et sykehus vil for eksempel være at de kan behandle flere pasienter.
Servicefordeler kan hentes ut på mange måter. For eksempel vil et system med bedre driftssikkerhet ofte kunne gi både en servicefordel og en effektiviseringsfordel.
Virksomheten henter ut styringsfordeler ved at den får bedre kontroll med den delen av virksomheten som det nye systemet håndterer. Ved at virksomheten for eksempel får tilgang til bedre informasjon på et tidligere tidspunkt, reduseres faren for gale beslutninger eller at beslutningene blir tatt for sent. Styringsfordeler er også et viktig middel for å gjøre en virksomhet mer fleksibel, slik at den kan omstille seg raskere til endringer i marked eller samfunn.
Et IKT-system kan også bidra til å redusere kostnader ved at den overflødiggjør utstyr eller rutiner som påfører virksomheten ekstra kostnader. Sammenlignet med effektiviseringsfordeler som gjør en oppgave enklere eller raskere, vil en kostnadsfordel innebære at en oppgave kan gjøres rimeligere selv om den fortsatt tar like lang tid og krever like mange mennesker.
Nye IKT-systemer har som regel et betydelig høyere sikkerhetsnivå enn forgjengerne. Dette kan i seg selv ses på som en fordel, og det blir ofte benyttet som et argument for en investering.
Sikkerhetsfordeler gir ikke noen direkte gevinst i form av inntekter, reduserte kostnader, bedre service eller lignende. Fordelen ligger først og fremst i at man har redusert risikoen for at det skal skje noe som vil påføre virksomheten høye kostnader eller ha andre alvorlige konsekvenser.
I de fleste virksomheter er IKT først og fremst en servicefunksjon som skal hjelpe bedriften eller organisasjonen med å oppnå sine mål. Selv om IKT-systemene ofte er svært viktige verktøy for driften, er det vesentlig for alle typer virksomheter å holde kostnadene nede for servicefunksjoner, og dette gjelder selvsagt også for IKT.
Mange IKT-kostnader er lette å se i regnskapet og derfor et enkelt mål når det er behov for innsparinger. Men en fare ved å fokusere for mye på IKT-kostnader i denne sammenhengen er at man kan overdrive innsparingene.
Hvis innsparinger fører til at nedetid, responstid, servicetid eller antall feil øker, fører det igjen til at flere ansatte blir sittende lenger uvirksomme, eller må bruke mer tid på å forsøke å løse IKT-problemer selv. Det kan fort bli svært kostbart uten at det umiddelbart vises i regnskapet.
Selv om en god IKT-servicemedarbeider er kostnadsbevisst og vil forsøke å redusere kostnadene der det er mulig, kan han eller hun ende i en situasjon hvor det er like viktig å argumentere for at bedriften må bruke mer penger på IKT, eller i det minste ikke redusere budsjettene ytterligere.
Siden konsekvensene ikke alltid er like åpenbare for dem som er ansvarlige for økonomistyring i virksomheten, er det viktig å kunne dokumentere hvilke effekter en reduksjon vil ha.
Et eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er opplæring. Mangelfull opplæring av brukerne fører ofte til at kostnadene til brukerstøtte stiger. Jo mindre opplæring brukerne har fått, jo oftere vil de ha behov for hjelp i ettertid. Det samme gjelder mangelfull opplæring av IKT-servicemedarbeidere fordi de da bruker lengre tid på å finne løsningen på problemer som kanskje er elementære.
Et annet eksempel på en innsparing som kan gi økte kostnader, er dokumentasjon. Selv om de ressursene som brukes til å dokumentere IKT-systemer, problemløsing og rutiner, ikke alltid gir noen umiddelbar gevinst for virksomheten, vil god dokumentasjon kunne ha stor betydning over tid.
Ved å sørge for man har oversiktlig og god dokumentasjon over IKT-utstyr, rutiner og eventuelle feil og problemer som oppstår, kan virksomheten hente ut en betydelig gevinst fordi det er lett å finne fram løsningen på tidligere problemer, og det er enkelt å orientere seg om konfigurasjoner eller annet som er av betydning for feilsøking, vedlikehold eller oppgradering av utstyr og programvare.
Et siste eksempel er innsparinger når det gjelder forebyggende brukerstøtte. Det er vanligvis rimeligere å forebygge problemer enn å vente til noe går galt.