Nå er det ikke noe krav at alle disse kjennetegnene skal være oppfylt for at et arbeid skal kunne organiseres som et prosjekt. Det finnes en rekke definisjoner på hva et prosjekt er, og man kommer antakelig aldri til å bli enige om en endelig definisjon.
Prosjektorganisering blir ofte benyttet i forbindelse med utvikling av IKT-systemer, og det er lett å forstå hvorfor. Utvikling eller innføring av nye IKT-systemer vil i de fleste tilfeller være en ny oppgave for deltakerne. Det vil si: De kan godt ha deltatt i lignende prosjekter tidligere, men utviklingen av ett bestemt system vil være en ny oppgave.
Likeledes er det en engangsoppgave. Når systemet først er på plass og i drift, skal det ikke utvikles igjen. Ingen virksomheter har ubegrensede ressurser å legge i IKT-systemene sine, så ressursene er begrenset, og virksomhetene ønsker naturlig nok å få systemet på plass så snart som mulig. Når det gjelder det siste punktet, vil deltakerne i et IKT-utviklingsprosjekt nesten alltid inkludere personer som normalt ikke arbeider sammen til daglig – for eksempel folk fra ulike avdelinger som skal bruke systemet: IKT-medarbeidere, eksterne leverandører eller konsulenter.
Det finnes flere måter å organisere prosjekter på, men felles for de fleste er at de har en prosjektansvarlig eller prosjektleder og et antall prosjektdeltakere med spesifikke oppgaver. Det er også utviklet flere modeller spesifikt med tanke på organisering av IKT-prosjekter. En mye brukt løsning kalles Scrum.
Når en virksomhet skal innføre nytt IKT-system, blir innføringen ofte organisert som et prosjekt.
Sammenliknet med de fleste andre fagområder går utviklingstakten for IKT med sjumilsstøvler. Det innbærer at det er svært krevende å holde seg oppdatert, og det kan være vanskelig å skaffe den nødvendige kompetansen til et IKT-prosjekt. Tidligere erfaring blir også mindre verdt når utviklingen har gått videre, og i noen tilfeller kan teknologien til og med endre seg mens prosjektet pågår.
Kravet til IKT-løsninger er gjerne drevet av markedsbehovet og konkurransesituasjonen. Den høye utviklingstakten for teknologi fører også med seg raske og store endringer i markedet. Det gjør at IKT-prosjekter ofte kan være svært tidskritiske hvis man skal oppnå det ønskede resultat. Det hjelper ikke om man har gjennomført et vellykket prosjekt hvis markedet etterspør noe annet når man er ferdig.
Mange IKT-prosjekter har som mål å effektivisere eksisterende rutiner eller systemer, og det betyr at virksomheten ikke kan «fortsette som før» hvis de skal få fullt utbytte av prosjektresultatet. IKT-prosjekter griper derfor ofte inn i de ansattes arbeidsdag, slik at mange mennesker blir involvert.
Utviklingstakten gjør også at brukere etterspør stadig flere og mer avanserte funksjoner. En faktor som svært ofte gjør seg gjeldende for IKT-prosjekter, er det som på engelsk kalles «scope creep». Scope creep er betegnelsen på det som skjer når et prosjekt vokser underveis – at man underveis får nye ideer og forslag til hva som bør inkluderes i det systemet man arbeider med, og at man inkluderer disse i prosjektet.
Scope creep kommer gjerne som en konsekvens av at kravdefinisjonene var for dårlige før prosjektet startet, eller av at man oppdaget nye muligheter underveis i utviklingen. Det siste er ikke uvanlig, for brukere har ofte ikke full forståelse for hva som er mulig å få til, eller oversikt over hva de faktisk trenger, før man er et godt stykke inne i prosjektet. Ofte vil ikke forslagene til nye funksjoner komme før det nye systemet testes av brukerne.
Selv om ideer som oppstår underveis, ofte tilhører kategorien «greit å ha», er de gjerne også fornuftige, og det kan være fristende å inkludere dem. Men hvis man vil ha noe håp om å fullføre prosjektet innenfor de rammene som er satt, bør man være svært streng med hensyn til hva man skal tillate av scope creep. Selv små endringer og tillegg kan kreve mye arbeid og dermed føre til at prosjektet går utover budsjett og tidsplan.
Den korrekte måten å håndtere scope creep på, er å samle alle forslag som kommer inn, og legge dem til ved neste oppdatering eller gjennomføre dem som et eget prosjekt seinere. Skikkelig planleggingsarbeid bidrar også i stor grad til å redusere antallet endringer når prosjektet først er startet.
Uklare mål og krav er en av de viktigste årsakene til at IKT-prosjekter mislykkes. Når prosjektet ikke er klart nok definert på forhånd, reduseres mulighetene for suksess betraktelig. For eksempel er ikke resultatet tydelig nok definert når det er avvik mellom hva brukerne og ledelsen tror de vil få, og hva de som skal gjennomføre prosjektet, tror de skal levere.
IKT-prosjekter fokuserer ofte også for mye på teknologien og for lite på den oppgaven prosjektet skal løse. Det vil si at prosjektdeltakerne, og da særlig IKT-medarbeiderne, ikke har kunnskap nok om hva det nye systemet skal brukes til, og hvordan det vil bli brukt.
Mange IKT-prosjekter har en urealistisk tidsplan. Det er verdt å merke seg at for optimistiske anslag over hvor lang tid en oppgave vil ta, er én av de feilene IKT-medarbeidere oftest gjør når de planlegger prosjekter. Eksterne leverandører som ønsker å selge produktene sine, er gjerne også altfor optimistiske når det gjelder hvor lang tid det vil ta å utvikle, levere, installere og kjøre i gang et system.
Hvis kostnadene eller behovet for andre ressurser blir høyere enn forventet, må prosjektet ofte avsluttes før det er ferdig. Dermed går investeringen tapt uten at virksomheten oppnår den gevinsten de så for seg.
Altfor mange prosjekter settes i gang uten at den nødvendige kunnskapen er på plass. IKT-medarbeidere gjør seg skyldige i å svare ja nå de blir spurt om de kan påta seg en oppgave som de egentlig ikke har tilstrekkelig fagkunnskap om. Man føler kanskje at man burde kunne gjøre det man blir spurt om, og antar at man underveis kan lære seg det man trenger, så man tar sjansen og sier ja.
I en del tilfeller har heller ikke virksomheten kartlagt hvilken kompetanse gjennomføringen av et prosjekt vil kreve før prosjektet startes. Man regner med at man kan skaffe den nødvendige kompetansen når det blir behov for den.
IKT-prosjekter innebærer ofte at virksomheten må gjøre omstillinger i organisasjonen, rutinene eller andre systemer. Hvis ikke ledelsen eller de ansatte er innforstått med dette, kan prosjektet feile fordi man mangler evne eller vilje til å gjøre de omstillingene som er nødvendige for å lykkes.
I tillegg kan prosjekter også feile eller bli forsinket på grunn avUklare mål og krav er en av de viktigste årsakene til at IKT-prosjekter mislykkes.Lenker:
Brukerne må inkluderes i prosjektplanleggingen helt fra starten av. Det viser seg også at det i mange tilfeller er positivt å ha en bruker – og ikke en IKT-medarbeider – som prosjektleder.
Å arbeide på et prosjekt er ikke en deltidsjobb, og både IKT-medarbeidere og brukere har allerede andre oppgaver som fyller arbeidsdagen. Når et prosjekt starter, må deltakerne få frigjort den nødvendige tida som kreves for å jobbe med prosjektet.
Mange IKT-prosjekter forutsetter spesialkunnskaper. Å forsøke å lære det man trenger, underveis, er en svært dårlig løsning. Når man har identifisert hvilke kunnskaper prosjektet krever, må man enten lære opp medarbeiderne før prosjektet settes i gang, eller leie inn nødvendig ekspertise.
Å lede et IKT-prosjekt er en svært krevende oppgave, og prosjektet må styres av noen som har kunnskap og erfaring fra prosjektledelse. Ofte blir prosjektleder for et IKT-prosjekt valgt på bakgrunn av teknisk IKT-kompetanse, men dette er ikke noe godt kriterium. Selv om deltakerne i et IKT-prosjekt selvsagt må ha den nødvendige IKT-kompetansen, er ikke dette noe krav for å lede prosjektet. De viktigste egenskapene en prosjektleder må ha, er prosjekterfaring og gode kunnskaper om selve virksomheten.
Prosjektet bør organiseres etter en fastlagt prosjektmodell som alle deltakerne kjenner. Dette betyr at prosjektdeltakerne må få opplæring i den aktuelle prosjektmodellen før prosjektet startes.
I 2009 lanserte Direktoratet for forvaltning og IKT en egen nettside kalt Prosjektveiviseren med en felles prosjektmodell for offentlig sektor. Hensikten er å samle gode erfaringer i en offentlig felles prosjektmodell som skal bidra til at flere offentlige IKT-prosjekter blir vellykket.
Lenker:En ny systemløsning involverer og påvirker vanligvis mange mennesker som kan ha ulike behov og forventninger til systemet. Det kan også være at ønsker og krav er i konflikt med hverandre, og det er viktig å avklare dette før man bestemmer seg for en løsning.
Informasjonen skal ofte danne grunnlag for en kravdefinisjon. Kravdefinisjonen er omtalt i kompetansemålet «Kartlegge behov for IKT-støtte i en arbeidsprosess og utarbeide en kravdefinisjon for et IKT-system».
De tre viktigste gruppene vi må innhente informasjon fra, er vanligvis ledelsen, brukerne og systemleverandørene, men det kan også være aktuelt å innhente informasjon fra kunder, konsulenter, brukerstøtter eller andre.Vi forventer kanskje at ledelsen og brukerne er enige om hva et nytt system skal gjøre, og hvordan det skal fungere, men det er ikke alltid tilfellet. Ledelsen er vanligvis mest opptatt av hvilke fordeler systemet vil gi virksomheten. Brukerne på sin side er vanligvis mest opptatt av sin arbeidssituasjon og hvordan den blir påvirket. Dette er årsaken til at arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidstakerne skal være med i utformingen av nye systemer.
Avhengig av hva slags system det er snakk om, kan det også være aktuelt å innhente informasjon fra kunder og brukerstøtte.En ny systemløsning involverer og påvirker vanligvis mange mennesker som kan ha ulike behov og forventninger til systemet.
Når en virksomhet skal investere i en ny systemløsning, er det for å løse de arbeidsoppgavene de har, på en bedre og mer effektiv måte. Teknologien er i seg selv ikke viktig, og svært få virksomheter investerer i IKT for teknologiens skyld.
Spørsmålet er derfor ikke hvilket system som er best, men hvilket system som best løser virksomhetens oppgaver.
En investering i et nytt IKT-system må derfor alltid veies opp mot den nytteverdien systemet gir virksomheten, og i tillegg til teknologi må vi se på økonomi, kompleksitet og brukervennlighet.
Viktige spørsmål som må besvares, er:For å kunne svare på disse spørsmålene er det ikke tilstrekkelig å ha IKT-kompetanse. Du må også forstå hvordan virksomheten fungerer, og vite hvilke oppgaver de ansatte som skal bruke systemet, har.
Spørsmålet er ikke hvilket system som er best, men hvilket system som best løser virksomhetens oppgaver.