I det minste må du kunne si noe fornuftig om hvilke kostnader og investeringer du regner med at driften av IKT-systemene vil påføre virksomheten i framtiden. Grunnleggende kjennskap til noen av de vanlige ordene og begrepene som benyttes i forbindelse med budsjettering, kan derfor komme godt med.
Et budsjett kalles ofte et forhåndsregnskap. Når vi fører regnskap, registrerer vi hva vi har brukt penger til, og hvor inntektene har kommet fra i løpet av en periode. Et budsjett sier noe om hva vi har tenkt å bruke penger til i framtiden, og hvilke inntekter vi forventer at kommer. En annen måte å betrakte et budsjett på er å si at det er virksomhetens planer uttrykt i kroner.
Det er to faktorer som det er viktig for en bedrift å få oversikt over i budsjettet: resultatet og likviditeten. Resultatet sier om virksomheten kommer til å gå med overskudd eller underskudd, mens likviditeten er uttrykket for hvor mye penger man til enhver tid har. Vi setter derfor gjerne opp et resultatbudsjett og et likviditetsbudsjett. Grunnlaget for disse to budsjettene er virksomhetens forventede inntekter, kostnader og investeringer.
Resultatbudsjettet og likviditetsbudsjettet bruker altså de samme tallene som utgangspunkt, men det er én viktig forskjell. Resultatbudsjettet forteller virksomheten hvilke kostnader og inntekter den vil ha, mens likviditetsbudsjettet forteller når kostnadene må betales, og når inntektene kommer inn. Dette er vesentlig fordi virksomheten kan ha behov for finansiering for å klare å betale sine regninger til riktig tid, selv om den på sikt kommer til å ha et positivt resultat.
Du bør kunne si noe fornuftig om hvilke kostnader og investeringer du regner med at driften av IKT-systemene vil påføre virksomheten i framtiden.
En virksomhet som skal budsjettere, må derfor vite hvilke kostnader IKT-avdelingen vil pådra seg i det kommende året, hvilke investeringer den må gjøre, og når de må gjøres.
Utgangspunktet for et budsjett er gjerne de kostnadene man hadde i foregående budsjettperiode, slik at det er eventuelle endringer i forhold til det normale som det vil være viktigst å få med. I forbindelse med virksomhetens budsjettbehandling må vi derfor kunne svare på følgende:Dersom du for eksempel vet at bedriften til neste år skal investere i nye laptoper til alle ansatte, eller kjøpe inn et helt nytt regnskapssystem, må kostnadene til disse investeringene synliggjøres i budsjettet for neste år.
Hvis du arbeider for en virksomhet som selger IKT-tjenester, vil selvsagt inntektene du regner med å generere, også være av stor betydning.
En investering kan defineres som en driftsanskaffelse som koster mer enn 15 000 kroner (eksklusive merverdiavgift) og som har en forventet brukstid på tre år eller mer. En kostnad blir dermed en anskaffelse som koster mindre enn 15 000 kroner eller har en forventet brukstid på mindre enn tre år.
Legg merke til at både kostnader og investeringer som regel må betales med én gang eller i løpet av kort tid. Forskjellen ligger i at investeringer fortsetter å ha en verdi over tid, mens de varene eller tjenestene virksomheten forbruker med en gang, er kostnader.
Hvis en virksomhet for eksempel kjøper en ny nettverksserver til 35 000 kroner, må den selvsagt betale hele beløpet ved anskaffelsen. Men siden serveren representerer en verdi, kan ikke virksomheten kostnadsføre hele beløpet med en gang. I stedet må serveren avskrives i regnskapet over flere år slik at kostnadene fordeles etter hvert som serveren blir mindre verdt.
Avskriving betyr rett og slett at vi hvert år reduserer verdien på en gjenstand i regnskapet fordi den blir eldre og mer slitt. I praksis betyr det at kostnaden blir fordelt over flere år.
Et viktig poeng er at en virksomhet får fradrag for de kostnadene den har til driften. Disse fradragene gjør at det skattepliktige resultatet blir lavere og virksomheten må betale mindre skatt. Både myndigheter og virksomheter er derfor opptatt av at avskrivinger blir gjort korrekt.
Utstyr som skal avskrives, kalles for driftsmidler. Driftsmidler er eiendeler som forbrukes over tid (mer enn tre år). Dette gjelder ikke bare datamaskiner, men også annet utstyr som produksjonsmaskiner, biler, driftsbygninger osv.
For virksomhetens skatteregnskap er det egne regler for hvordan ulike typer driftsmidler skal avskrives. En bil faller for eksempel ikke like fort i verdi som en datamaskin. Kontormaskiner, som er den kategorien datautstyr hører til, har derfor en ganske høy avskrivingssats på 30 %. Verdien av en ny datamaskin skal altså reduseres i regnskapet med 30 % av innkjøpsprisen hvert år.
Utstyr som koster mindre enn 15 000 kroner, kan kostnadsføres i sin helhet ved anskaffelse, selv om ustyret har en lengre levetid enn ett år. En bærbar datamaskin til 6000 kroner kan vare like lenge som en server, men fordi den koster mindre enn 15 000 kroner, vil den bli utgiftsført som en kostnad i regnskapet med en gang.
En investering er en driftsanskaffelse som koster mer enn 15 000 kroner og som har en forventet brukstid på tre år eller mer.
Det oppstår av og til usikkerhet når en virksomhet kjøper flere datamaskiner samtidig, for eksempel fem bærbare maskiner til 6000 kroner per stykk. Siden grensen for investeringer som skal avskrives, går ved 15 000 kroner, og hver maskin bare koster 6000 kroner, kan det være naturlig å anta at alle maskinene skal kostnadsføres med en gang. Men den totale investeringen for alle de fem maskinene er på 30 000 kroner. Og når man kjøper flere enheter av samme type utstyr slik at summen blir over 15 000 kroner, skal det regnes som en investering som skal avskrives selv om den enkelte enhet ikke koster over 15 000 kroner. Forutsetningen er selvsagt fortsatt at utstyret har en brukstid på minst tre år.
Lenker:Det er naturlig at IKT-medarbeidere i en virksomhet er involvert i de IKT-innkjøpene og investeringene virksomheten må gjøre. Det å bestille en datamaskin krever selvsagt ikke noen omfattende kunnskaper, men ved litt større investeringer må vi være mer påpasselige.
For det første er virksomheten interessert i å få mest mulig igjen for de investeringene den skal gjøre, samtidig som kostnadene holdes nede. Her vil du som IKT-servicemedarbeider kunne bidra fordi du er i en posisjon hvor du kan forutse eventuelle problemer og identifisere kostnader som ledelsen ikke har forutsetninger for å kunne se. For eksempel når det gjelder utstyr som begynner å bli gammelt og som snart må skiftes ut.
Større innkjøp og investeringer må planlegges på forhånd, og det er en rekke faktorer som bør være avklart før du bestiller hvis du vil unngå overraskende og unødige kostnader. Punktene under er ment som en sjekkliste. Alle punktene vil ikke nødvendigvis være aktuelle for alle typer anskaffelser, men de gir en oversikt over hva du bør være oppmerksom på.
Som du ser, vil mange av punktene over involvere leverandøren, og mange av dem kan ha en høy kostnad i forhold til prisen på utstyret eller programmet. For eksempel vil ofte installasjon, igangkjøring, tilpassing og opplæring være langt mer kostnadskrevende ved anskaffelse av et nytt programsystem enn prisen på selve applikasjonen. Det er derfor vesentlig å avklare med leverandøren hvem som skal dekke de ulike kostnadene, og hvem som har ansvaret når noe eventuelt ikke fungerer som det skal.
Det er viktig å avklare med leverandøren hvem som skal dekke de ulike kostnadene, og hvem som har ansvaret når noe eventuelt ikke fungerer som det skal.