Opplæring av de ansatte i bruk av program og datautstyr er svært viktig for at virksomheten skal få fullt utbytte av IKT-investeringene sine.
Alle former for kurs innebærer en kostnad for virksomheten. I tillegg til prisen på selve kurset må bedriften betale for den arbeidstiden som går tapt når de ansatte er på kurs. Virksomheten håper selvsagt å tjene inn igjen dette i form av bedre effektivitet, høyere produktivitet og færre problemer når brukeren behersker IKT-systemene de er kurset i.
Når virksomheten skal sende sine ansatte på kurs, har de som noen alternativer å velge mellom:Interne kurs har den fordelen at de ansatte ikke behøver å reise bort, og opplæringen kan ofte foregå med utstyr og programversjoner som deltakerne kjenner fra sin egen arbeidssituasjon. En ulempe er at det på en travel arbeidsplass ofte blir forstyrrelser som gjør at det kan være vanskelig for deltakerne å konsentrere seg helt og fullt om kurset. En annen ulempe er at det ofte ikke er noe eget kursrom, slik at man må bruke provisoriske løsninger som møterom eller lignende.
Eksterne kurs har den fordelen at deltakerne ikke risikerer å bli forstyrret av det som skjer på arbeidsplassen, og kurset foregår gjerne i et miljø og med utstyr som er spesielt tilpasset undervisning.Mange synes også at det er fint å komme bort fra arbeidsplassen en dag eller to, spesielt hvis kurset er kombinert med en eller annen form for sosial aktivitet, som middag på kvelden eller lignende. Ulempen er at slike kurs som regel koster mer, og det kan være vanskeligere å koble det man gjør på kurset, til sin egen arbeidssituasjon fordi kursmiljøet ikke ligner på det arbeidsmiljøet man er vant til.
Nettbaserte kurs er en rimelig form for opplæring, men krever høy motivasjon hos deltakerne. Nettkurs er gjerne lagt opp som selvstudium. Fordelen med det er at man kan arbeide i sitt eget tempo og prioritere det man har størst behov for å lære. Ulempen er at man i stor grad er overlatt til seg selv og ikke har noen instruktør som kan hjelpe eller forklare når man står fast.
Å sende ansatte på datakurs gir ingen garanti for at de blir flinkere til å bruke datamaskinen, eller at de blir mer effektive. Hvis kurset ikke er tilpasset deltakerne, kan det fort være bortkastet tid og i verste fall føre til mer frustrasjon og usikkerhet hos brukerne.
Et vellykket kurs krever derfor at du først kartlegger det faktiske behovet. Det vil si:Som regel vil det vise seg at det er behov for flere ulike kurs på forskjellige nivå, og du må derfor vurdere hvilke behov som er mest kritiske, og hva slags kurs som vil ha størst nytteverdi. Gjør du jobben ordentlig, vil du kunne sette opp en opplæringsplan som tar hensyn til de ansattes ulike behov.
Anta at det er behov for et Excel-kurs i virksomheten du jobber i. Når du undersøker behovet nærmere, oppdager du at en del brukere kan svært lite om Excel og derfor trenger et grunnkurs. Andre brukere er mer drevne og har behov for å lære litt mer avanserte funksjoner. Mange virksomheter vil imidlertid aldri komme lenger enn til å konstatere at man har behov for Excel-opplæring.
Deretter vil de kjøpe et kurs som de sender alle brukerne på. Dette kurset vil enten være for avansert for dem som kan lite, for enkelt for dem som kan mye, eller noe midt imellom som ingen egentlig har noe utbytte av.
Hvis du har kartlagt behovene på en skikkelig måte, kan du lage en opplæringsplan der de som kan lite, får et grunnkurs først, slik at alle kan delta på et videregående kurs etterpå. Eksempelet er enkelt, men dessverre er slike elementære planleggingsfeil svært vanlige.
Hvis det er få deltakere og det er stor forskjell på behovene, kan det være mer effektivt å gi personlig opplæring til den enkelte.
Hvis det er mange som skal kurses samtidig, er det ikke sikkert at deltakerne bør ha pc tilgjengelig hele tiden. Det kan være bedre at alle følger med mens du gjennomgår funksjonene. Etterpå kan de prøve selv og jobbe med oppgaver mens du kan gå rundt og hjelpe dem som har problemer.
Generelt gjelder regelen om at det er bedre å lære noen få ting godt enn mange ting dårlig. For mye informasjon på for kort tid gir alltid et dårlig resultat. Spesielt er dette viktig for nybegynnerkurs. Forsøk å legge vekt på de mest brukte og viktigste funksjonene, og bruk heller mer tid på disse.
Eksempler og oppgaver som du skal bruke på kurset, bør i størst mulig grad være relatert til den arbeidssituasjonen deltakerne møter til daglig. Da er det lettere for deltakerne å se nytteverdien av det de lærer, og forstå hvordan de kan bruke ulike funksjoner.
Lengden på kurset er avhengig av kursinnholdet, hvor mye som skal gjennomgås, og hvor vanskelig det er. Når du skal beregne lengden på kurset, må du også ta hensyn til at deltakerne må få anledning til å jobbe med praktiske oppgaver underveis.
Et datakurs bør ikke være for langt. Det kan være bedre å holde to halvdagskurs enn ett heldagskurs.
Tenk også på at det som regel tar lengre tid jo flere deltakere det er på kurset, fordi det blir flere spørsmål og flere som trenger hjelp.
Kursplanen bør være ganske detaljert. Skal du for eksempel holde et kurs i tekstbehandling, bør kursplanen inneholde en oversikt over hvilke funksjoner du kommer til å gjennomgå.
Det kan også være en fordel å si noe om vanskelighetsgrad og hvor grundig hvert tema vil bli behandlet. Videre bør kursplanen vise hvor mye tid som blir satt av til oppgaveløsing og øvelser. Hvis kurset har en lærebok eller annet læremateriell, bør kursplanen inneholde referanser til dette for de enkelte temaene.
Hvis du bruker en ekstern kursarrangør, er det viktig at du samarbeider med denne om kursplanen. Arrangøren må også få en kopi av den informasjonen du sender ut til deltakerne, slik at de vet hva deltakerne og virksomheten forventer.
Et kurs bør ha et klart mål som både virksomheten og deltakerne forstår og kan forholde seg til.Jobb deg igjennom hele kursinnholdet på forhånd, og tenk på i hvilken rekkefølge du bør vise ulike funksjoner, og hvordan du skal forklare dem. Noter gjerne stikkord, slik at du ikke glemmer viktige poeng.
Tenk også igjennom hva du eventuelt skal vise på skjerm eller med projektor. Hvis du skal forklare mye teori, kan en PowerPoint-presentasjon være en god støtte, men hvis du skal vise funksjoner i et program, kan det være bedre å ha programmet framme på skjermen.
Hvis deltakerne skal lære mange funksjoner i programmet, er det lurt å lage oppskrifter på papir som deltakerne kan følge. Da slipper de å notere underveis og kan følge oppskriftene når de skal prøve funksjonene på egen hånd etter kurset.
Du bør også lage alle oppgaver og øvelser deltakerne skal jobbe med, ferdig på forhånd.
Det kan være vanskelig å beregne hvor lang tid det vil ta å komme igjennom det lærestoffet du har planlagt. Det er mulig du må forklare det samme flere ganger, og det kan være at deltakerne har spørsmål som du må svare på. Men du kan også risikere at det går mye raskere enn du hadde tenkt – for eksempel hvis deltakerne kan mye fra før.
Du bør derfor forberede deg på å gå igjennom litt mer enn det du regner med at du rekker, men legge det opp slik at du gjennomgår det viktigste først og det minst viktige til sist. Da gjør det ikke så mye om du får knapt med tid og må kutte ut noe.
I god tid før kurset starter, må du sjekke at du har alt du trenger, og at alt fungerer som det skal. Det er frustrerende både for deg og for deltakerne hvis den første timen går med til å få maskiner, program, projektor eller annet til å fungere.
Sjekk at:Det er helt vanlig å bli litt nervøs eller stresset når man skal holde kurs, spesielt hvis det er mange deltakere du ikke kjenner godt, og du ikke er vant til å holde kurs.
Den beste måten å håndtere nervøsitet på er å være godt forberedt. Nervøsiteten er gjerne mest intens de første minuttene etter at du har startet kurset. Hvis du vet at du antakelig blir nervøs, er det lurt om du forbereder de første fem minuttene ekstra godt og øver deg på det du skal si og gjøre.
Forsøk ikke å stresse når du snakker. Pust dypt, og snakk rolig og tydelig. Hvis du føler at nervøsiteten tar overhånd, kan du godt fortelle deltakerne at du er nervøs. Da trenger du ikke lenger å anstrenge deg for å skjule nervøsiteten, og kroppen slapper mer av.
Etter at du har ønsket velkommen og presentert deg selv, bør du starte kurset med en oversikt over hva du kommer til å gjennomgå, og hvordan du har lagt opp kurset med hensyn til øvelser, oppgaver og bruk av maskiner underveis.
Når deltakerne har tilgang til pc på kurset, vil mange gjerne prøve funksjonene på sin maskin samtidig som du viser og forklarer dem. Det fører lett til at de går glipp av noe du viser, eller at de roter seg bort i programmet, slik at du må avbryte for å hjelpe dem tilbake.
For å unngå for mange avbrudd kan det være lurt at du forklarer en funksjon først og så gir deltakerne noen minutter til å prøve den før du går videre.
Når du viser funksjoner i et program, bør du også forklare hensikten med dem og bruke eksempler, slik at deltakerne forstår både hvordan funksjonene brukes, og hva de kan bruke dem til.
Unngå å vise for mange måter å gjøre samme ting på. Mange program har flere alternativer for den samme funksjonen. I de fleste Office-pakker finnes for eksempel de mest brukte funksjonene både som et menyvalg, som en knapp, som en hurtigtast og på en høyreklikkmeny.
Du bør avslutte kurset med en oppsummering av hva dere har gjennomgått.
Workshop kan oversettes med «verksted», og er en betegnelse på et kurs der læringen skjer gjennom praksis, samarbeid og deling av informasjon.
Deltakerne jobber sammen i grupper og lærer av hverandre ved å løse oppgaver. Instruktørens jobb er å sette gruppene i gang og hjelpe til underveis.
Workshops gir større fleksibilitet ved at grupper kan jobbe med ulike oppgaver avhengig av kunnskapsnivå og behov.
Det er også mulig å kombinere et vanlig kurs med en workshop, for eksempel ved å holde et vanlig kurs før lunsj og en workshop etter lunsj.
Etter at kurset er ferdig, må det evalueres. Det bør gjøres i to omganger. I den første evalueringen, som bør skje med en gang kurset er ferdig, får deltakerne si sin mening om instruktøren, kursinnholdet og selve gjennomføringen.
Neste evaluering bør gjøres to–fire uker etter kurset. Da bør du spørre deltakerne om nytteverdien av kurset. Har de fått bruk for noe av det de lærte? Har de færre problemer nå enn tidligere? Føler de at målet for kurset ble nådd? Har de fått anledning til å følge opp innholdet slik det var planlagt?
Hvis det er mulig, bør evalueringene være anonyme.
Etter at evalueringene er avsluttet, gjennomgår du resultatene for å se om du har nådd de målene du hadde for kurset. Tilbakemeldingene fra deltakerne er viktige, men du kan også se på om det har skjedd noen endring i antallet henvendelser fra brukerne, eller om programmet kurset gjaldt, nå brukes i større grad. Hvis kurset ikke har gitt de resultatene du forventet, må du se på innholdet og gjennomføringen for å finne ut hva du bør gjøre annerledes neste gang.
Hvis kurset ikke har gitt de resultatene du forventet, må du se på innholdet og gjennomføringen for å finne ut hva du bør gjøre annerledes neste gang.