Brukere har vanligvis ulike arbeidsoppgaver og ulikt behov for datautstyr. Ved å kartlegge de enkelte brukeres behov kan vi sørge for at maskiner, skjermer og skrivere fordeles slik at en bruker med et stort behov for maskinressurser, ikke blir sittende med en for dårlig maskin, mens en bruker med et lite behov for maskinressurser, sitter med en kraftig maskin uten å bruke ressursene.
En annen viktig grunn til å dokumentere IKT-bruken er for å ha oversikt over hvilke programvarelisenser virksomheten trenger og skal betale for.
Virksomheten ønsker ikke å betale for flere lisenser enn den trenger. Samtidig må vi være sikre på at vi ikke bruker programmer uten å betale for dem – det er i praksis det samme som å bruke piratkopiert programvare.
Programvarelisenser kan være knyttet til:For en lisens som er knyttet til antall brukere, betaler vi for hver person som bruker programmet, men hver person kan godt ha programmet installert på flere maskiner.
For en lisens som er knyttet til antallet samtidige brukere, betaler vi bare for en viss mengde brukerer som kan bruke programmet samtidig. Slike lisenser benyttes blant annet for mange serverbaserte eller internettbaserte applikasjoner. Hvis vi for eksempel har lisens for 20 samtidige brukere av et program, og alle lisensene er i bruk, vil en ny bruker ikke få tilgang til programmet før en annen logger seg ut.
For en lisens som er knyttet til antall maskiner programmet er installert på, betaler vi for antallet installasjoner uavhengig av hvor mange som bruker programmet. Du kan også komme over programmer som bruker en kombinasjon av ulike lisenstyper.
Vi ønsker ikke å betale for flere lisenser enn vi trenger, men vi må også være sikre på at vi ikke bruker programmer uten å betale for dem.
Kapasitetsovervåking er vesentlig for budsjettering av framtidige IKT-investeringer. Ledelsen i bedriften forlanger normalt å få et budsjett for nødvendige investeringer i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen. Du bør derfor være i stand til å kunne forutse nødvendige oppgraderinger opptil ett år i forveien. Uforutsette budsjettoverskridelser blir sjelden godt mottatt i noen virksomhet. Kapasitetsovervåking innebærer at vi har en rutine for å overvåke bruken av og belastningen på de ressursene som kan være en begrensning eller bli en flaskehals.
Det som er vanlig å holde et øye med:De fleste operativsystemer er utstyrt med verktøy for å måle ressursbelastningen. I tillegg finnes det en rekke systemer som er utviklet spesielt for ressursovervåking. Selve informasjonsinnsamlingen er vanligvis automatisert slik at belastningen på ulike ressurser automatisk registreres på fastsatte tidspunkter.
Kapasitetsplanlegging er nærmere beskrevet i kompetansemål 5, Yte service gjennom driftsstøtte og kommunikasjon med leverandører og fagpersonell på norsk og engelsk, i faget Bruker og driftsstøtte.
Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at teknologikunnskap ikke alltid er den viktigste bakgrunnen for å kunne ta riktige avgjørelser om IKT-investeringer.
Mange virksomheter har gjort kostbare feilinvesteringer fordi virksomhetens IKT-medarbeidere har argumentert for løsninger basert på sine egne ønsker og meninger ut fra rene tekniske forutsetninger, uten å ta hensyn til hva virksomheten egentlig har behov for.
Tenk deg at du arbeider i en virksomhet som bruker Microsoft Office til vanlige kontoroppgaver som tekstbehandling, regneark og presentasjoner. Microsoft kommer med en ny versjon av Office-pakken, og spørsmålet er om virksomheten bør oppgradere.
Hvis du spør Microsoft, vil svaret garantert være ja, og som IKT-servicemedarbeider er du antakelig tilbøyelig til å være enig. En ny programversjon har nye funksjoner og muligheter, og det er jo viktig å henge med i utviklingen. Kanskje har du også brukt den nye versjonen på din egen pc i lang tid allerede.
Men å oppgradere en programpakke på én enkelt pc eller en hjemme-pc er imidlertid noe helt annet enn å gjøre den samme oppgraderingen for et stort antall brukere i en virksomhet. Selv små endringer kan medføre store kostnader i tillegg til prisen på selve programpakken (lisenskostnadene).
Eksempel på dette er:Selv om ikke alle disse kostnadene nødvendigvis er relevante for en Office-oppgradering, er de likevel representative for en typisk programoppgradering.
De totale kostnadene for oppgraderingen må så veies opp mot den nytteverdien oppgraderingen har for virksomheten:Hvis vi nå antar at virksomheten bare benytter Office-pakken til litt brev- og dokumentskriving i Word, noen standard regnearkmodeller og noen PowerPoint-presentasjoner, vil det som regel være vanskelig å forsvare de kostnadene en oppgradering medfører. Det er altså ofte gode grunner til at mange virksomheter velger å beholde gamle programversjoner så lenge som mulig.
Eksempelet er enkelt, men likevel svært typisk. Det er heller ikke urealistisk med tanke på de vurderingene du av og til blir stilt overfor i jobben som IKT-servicemedarbeider.
Så å si alle virksomheter har bruk for standard kontorprogramvare for tekstbehandling, regneark og presentasjon. Det finnes flere muligheter, men vi kan tenke oss at en virksomhet har begrenset alternativene til Microsoft Office, OpenOffice.org og Google Dokumenter. De dekker alle de samme grunnleggende programbehovene, men der er også forskjeller som vi må ta hensyn til.
Når vi kjenner produktenes egenskaper, kan vi vurdere dem opp mot behovene som virksomheten og brukerne har.
Hvis for eksempel pris er vesentlig, er det fristende å velge OpenOffice eller Google Dokumenter, siden disse er gratis. Men som du så i eksempelet med oppgradering av programvare, kan det være andre kostnader som du må ta hensyn til. Hvis brukeren allerede kan bruke Microsoft Office, kan valg av en annen pakke medføre store kostnader til blant annet opplæring og brukerstøtte.
Hvis det derimot er vesentlig at brukerne enkelt skal kunne dele dokumenter med personer utenfor virksomheten, er antakeligvis Google Dokumenter det beste valget – forutsatt at man ikke trenger de mer avanserte funksjonene som Microsoft Office og OpenOffice har.
Det lønner seg å gå systematisk til verks. Ved å sette opp en oversikt over hvilke krav og ønsker vi har til et produkt, og sammenligne dem med egenskapene til de produktene vi kan velge mellom, blir det lettere å vurdere nytteverdien og kostnadene for hvert enkelt produkt.
Som regel finner vi ikke ett enkelt produkt som både tilfredsstiller alle krav og ønsker, og som samtidig gir de laveste kostnadene. Målet er derfor å finne den beste balansen mellom kostnader og nytteverdi.
La oss se på et enkelt eksempel. Anta at du må skifte et defekt nettverkskort i en pc. Et nytt nettverkskort av samme merke koster 400 kroner, men du finner et tilsvarende fra en annen produsent som bare koster 300 kroner, og velger dette i stedet. Du kan dermed gratulere deg selv med at du har spart virksomheten for en unødig utgift på 100 kroner. Men samtidig har du også økt kompleksiteten i nettverket, og det kan fort koste mye mer enn de 100 kronene du sparte.
Siden du har fått et nytt nettverkskort fra en annen produsent i en av maskinene, trenger du antakelig også en egen driver til dette kortet. Nettverkskortprodusenter oppdaterer som regel sine drivere med jevne mellomrom for å rette feil eller forbedre funksjonalitet, ytelse eller kompatibilitet.
En IKT-avdeling vil gjerne legge opp en rutine for oppgraderinger av drivere tilsvarende det man gjør for serviceoppgraderinger av operativsystemer. Det vil si mest mulig automatisert og sentralt styrt.
Men du har fått en maskin som krever spesialbehandling fordi den ikke bruker den samme nettverkskortdriveren som de andre maskinene. Dermed er du i den situasjonen at du må kontrollere driveroppgraderinger fra to produsenter. Då må du enten lage et eget oppgraderingsoppsett for den maskinen som har det nye nettverkskortet, eller gjøre alle oppgraderinger av nettverkskortdriver manuelt på den maskinen.
Du kan også få problemer og ekstra arbeid hvis det dukker opp maskin- eller programvare som må konfigureres spesielt for det nettverkskortet det skal kommunisere med. Nok en gang vil denne maskinen kreve spesialbehandling. Et ukjent nettverkskort kan videre ha feil som er ukjente for deg, og som krever ekstra tid til feilsøking og løsing, mens problemer med de andre kortene etter hvert er godt kjente og kan løses raskt.
Selv om det i praksis som regel ikke vil medføre så store problemer å benytte et annet nettverkskort, illustrerer eksempelet over hvordan selv små endringer som øker kompleksiteten, kan få økonomiske konsekvenser som ikke alltid er like åpenbare. De fleste beslutninger av denne typen virker små og ubetydelige der og da, men over tid vil de sakte, men sikkert akkumuleres og etter hvert utgjøre en betydelig ekstra kostnad i form av merarbeid.
Et bevisst forhold til det å holde kompleksiteten på et så lavt nivå som mulig uten å ofre funksjonaliteten, er derfor et viktig bidrag til å holde kostnadene nede over tid.