Tekstbehandlingsprogram, regneark og presentasjonsprogram regnes som de tre viktigste kontorstøttesystemene, og så å si alle virksomheter bruker disse.
Databaser er en svært variert gruppe av programmer. For eksempel er alle administrative systemer som regnskap, fakturering, lønn og lagersystemer basert på databaser. Det samme gjelder de aller fleste nettbutikkløsninger og bestillingssystemer på Internett.
Men når vi snakker om databaser som kontorstøttesystem, mener vi vanligvis enklere register som kunderegister, medlemsregister og lignende. Kjente programmer er Microsoft Access, SuperOffice og lignende CRM-løsninger. CRM er forkortelse for Customer Relationship Management, og CRM-programvare brukes til oppfølging av kunder og i markedsføringssammenheng.
Programmer for prosjektstyring brukes for å holde orden på mål, milepæler, tidsforbruk, ressurser og kostnader i prosjekter. Typisk vil en prosjektleder bruke et prosjektstyringsprogram til planlegging, oppfølging og kontroll av et prosjekt. Videre har alle prosjektdeltakere tilgang til programmet, slik at de kan oppdatere informasjon fortløpende og følge med. Det finnes hundrevis av ulike programmer for prosjektstyring, og mange av dem er spesialisert for bestemte typer prosjekter og bransjer eller en bestemt prosjektmetodikk. De aller fleste prosjektstyringsverktøy er blitt nettbaserte, slik at prosjektdeltakerne har tilgang til informasjonen uavhengig av maskinplattform og hvor de befinner seg. Et eksempel på et nettbasert prosjektstyringsverktøy er Projectplace.
Bildebehandling er etter hvert blitt en vanlig kontoroppgave i mange virksomheter. Bildebehandlingsprogrammer og tegneverktøy som Adobe PhotoShop, Elements, Illustrator, PaintShop Pro og tilsvarende kan derfor også regnes som kontorstøtteprogrammer. Her har det også dukket opp mange nettbaserte alternativer.
E-post er en viktig kommunikasjonsform i de fleste virksomheter. I tillegg har de fleste behov for funksjoner som møteplanlegging, kalendere og kontaktlister. Microsoft Outlook er det meste brukte programmet, men Googles Gmail og kalender er også populær.
Det finnes en rekke andre programtyper som også kan kalles for kontorstøtteprogrammer. Noen eksempler er programmer for å lage tankekart, dele notater eller for å lage brosjyrer og publikasjoner.
Det er også viktig å merke seg at stadig flere kontorstøtteprogrammer blir internettbaserte. Verktøy for prosjektstyring og programmer for deling av notater finnes nesten utelukkende som nettbaserte systemer, og det finnes nettløsninger for alle typer kontorstøtteprogrammer.
Kontorstøttesystemer er en samlebetegnelse på programvare for vanlige kontoroppgaver.
Brevflettingsfunksjonen i tekstbehandlingsprogrammer er et eksempel på en funksjon som både automatiserer, effektiviserer og forenkler en oppgave som tidligere kunne ta svært lang tid. Men en oppgave blir ikke alltid enklere eller raskere ved å bruke et dataprogram.
Se for deg en virksomhet som har et arkivskap hvor alle kontrakter er arkivert alfabetisk. Dette synes vi er tungvint og gammeldags, så vi bestemmer oss for å begynne å skanne alle kontraktene og lagre dem i et dokumentsystem isteden. Ved å bruke programvare for karaktergjenkjenning blir innholdet i dokumentene søkbare, og de kan enkelt hentes fram på skjermen.
Vi installerer systemet og begynner å skanne inn og registrere alle kontraktene som ligger i arkivskapet. Denne jobben tar flere uker. Men når alt endelig er på plass, oppdager vi at virksomheten allikevel må ta vare på papirkopier av alle kontrakter av hensyn til signaturene. Videre er det ikke noe stort behov for å kunne søke på teksten i de enkelte kontraktene, og de som har behov for å se hva som står i en kontrakt, foretrekker å finne fram originalen fra arkivskapet.
Resultatet er at vi har laget et system som verken forenkler arbeidet eller gir noen effektivitetsgevinst. Tvert imot tar arkivering nå lengre tid fordi alle nye kontrakter også skal skannes og legges inn i dokumentsystemet i tillegg til å arkiveres i arkivskapet. Vi har også hatt kostnader til programvare og utstyr, til å skanne alle de gamle kontraktene, og antakelig til brukeropplæring. Det å ta i bruk kontorstøttesystemer er altså i seg selv ikke noen garanti for at arbeidet blir mer effektivt.
En del kontorstøttesystemer fungerer bare når alle i virksomheten tar det i bruk. Et eksempel er en delt kalenderfunksjon som gir mulighet til å registrere når man er opptatt, har ferie eller er på reise, slik at alle i virksomheten enkelt kan sjekke når andre er tilgjengelige. Et slikt system kan være svært effektiviserende for planlegging av møter og lignende. Men hvis ikke alle tar det i bruk og oppdaterer kalenderen sin regelmessig, kan ikke andre stole på den informasjonen som er lagt inn, og systemet blir mer til bry enn til hjelp.
For å sikre at vi oppnår den gevinsten vi ønsker ved å innføre et kontorstøttesystem, må vi først undersøke om det er mulig å løse oppgaven ved hjelp av et kontorstøttesystem, og om systemet faktisk vil gjøre arbeidet enklere eller mer effektivt.
Deretter må vi finne ut hva det vil kreve av endringer i arbeidsrutiner for at systemet skal fungere som planlagt.
I eksemplet med arkivsystemet var det ikke mulig å løse oppgaven med et kontorstøttesystem fordi papirkopiene av kontraktene uansett måtte arkiveres manuelt. I eksemplet med delt kalenderfunksjon er det manglende rutiner som skaper problemer.
Vi oppnår vanligvis den største effektiviseringen for oppgaver som gjøres regelmessig eller skal gjøres mange ganger. For eksempel kan bruk av regneark være svært effektiviserende ved arbeid med budsjetter, hvor tallene ofte skal endres mange ganger før man er ferdig. Men for en utregning som bare skal gjøres én gang, kan det være like effektivt å bruke en kalkulator og papir og penn.
En oppgave blir ikke alltid enklere eller raskere ved å bruke et dataprogram.
Siden de fleste kontorstøttesystemer tas i bruk for å effektivisere oppgaver som gjøres regelmessig, finnes det vanligvis allerede etablerte rutiner for hvordan oppgavene skal gjøres. For å få fullt utbytte av et nytt system må disse rutinene ofte endres og tilpasses systemet.
Når en virksomhet skal ta i bruk et nytt kontorstøttesystem, forventer de at oppgavene som systemet skal løse, tar kortere tid og blir enklere. Det stemmer som regel også, men gevinsten er ikke alltid umiddelbar.
La oss tenke oss en ansatt som har en arbeidsoppgave som gjøres manuelt. Denne bruker han vanligvis ca. fem timer på hver dag. De resterende tre timene av arbeidsdagen har han andre oppgaver som han også må gjøre.
Virksomheten bestemmer seg for å ta i bruk et kontorstøttesystem som vil redusere tida det tar å gjøre arbeidsoppgaven, til tre timer. Det vil frigjøre to timer som den ansatte kan bruke til andre oppgaver.
Systemet blir installert og den ansatte får opplæring. Når systemet tas i bruk, får den ansatte samtidig en del nye arbeidsoppgaver for å fylle opp de to timene som nå blir ledige.
Men istedenfor å bruke to timer mindre, viser det seg at oppgaven nå tar to timer lengre tid enn tidligere. Dette skaper en uholdbar arbeidssituasjon for den ansatte, som må bruke sju timer på den oppgaven som tidligere tok fem timer. Han må fortsatt gjøre de andre oppgavene som tar tre timer, og i tillegg har han fått nye oppgaver som også tar to timer. Det som tidligere var en åtte timers arbeidsdag, er plutselig blitt til tolv timer.
Det tar naturlig nok ikke lang tid før den ansatte protesterer og forlanger å få gå tilbake til den gamle måten å arbeide på.
Dette er dessverre et altfor vanlig scenario fordi man glemmer at når en kjent oppgave skal gjøres på en ny måte, tar det tid å innarbeide nye rutiner. Dermed tar kjente arbeidsoppgaver i begynnelsen ofte lengre tid enn tidligere, inntil man blir fortrolig med en ny måte å jobbe på.
Effektivitetsgevinsten kommer etter hvert, men i startfasten kan det være frustrerende å oppleve at arbeidsdagen ikke lenger strekker til.
Ledelsen må derfor være oppmerksomme på at ansatte som skal ta i bruk et nytt system, i begynnelsen kanskje ikke rekker like mange oppgaver som før systemet ble innført. Dette må ledelsen legge til rette for.
God opplæring før systemet tas i bruk gjør at perioden før gevinsten oppnås, blir kortere, men nye rutiner må gjerne tilpasses etter at systemet er tatt i bruk. Opplæring kan derfor ikke alltid løse hele problemet.
For å få fullt utbytte av et nytt system må eksisterende rutiner ofte endres og tilpasses systemet.
Gjennomføring av kurs i kontorstøttesystemer er grundig behandlet i faget Bruker og driftsstøtte.Lenker:
For kontorstøttesystemer og andre standard programpakker må virksomheten betale for programvarelisenser.
Virksomheten ønsker ikke å betale for flere lisenser enn den trenger. Samtidig må vi være sikre på at vi ikke bruker programmer uten å betale for dem – det er i praksis det samme som å bruke piratkopiert programvare.
Programvarelisenser kan være knyttet til:For en lisens som er knyttet til antall brukere, betaler vi for hver person som bruker programmet, men hver person kan godt ha programmet installert på flere maskiner.
For en lisens som er knyttet til antallet samtidige brukere, betaler vi bare for så mange som skal kunne bruke programmet samtidig. Slike lisenser benyttes blant annet for mange serverbaserte eller internettbaserte applikasjoner. Hvis vi for eksempel har lisens for 20 samtidige brukere av et program, og alle lisensene er i bruk, vil en ny bruker ikke få tilgang til programmet før en annen logger seg ut.
For en lisens som er knyttet til antall maskiner programmet er installert på, betaler vi for antallet installasjoner uavhengig av hvor mange som bruker programmet. Du kan også komme over programmer som bruker en kombinasjon av ulike lisenstyper.
Det er også viktig å sjekke om programlisensen er en engangskostnad, eller om den gjelder for et begrenset tidsrom slik at den må fornyes regelmessig.
Vurdering av andre kostnader som et nytt system fører med seg, er behandlet i kompetansemålet «Dokumentere IKT-bruk og vurdere kostnads- og nytteverdien av et IKT-system».